yourdatainabox · Asesorías
Cientos de correos cada trimestre. Una sola base para toda tu asesoría.
yourdatainabox une lo que tu asesoría ya sabe (clientes, facturas, extractos, convenios y calendario fiscal) en una base común, y sobre ella construye las aplicaciones de cada puesto. El primer caso: las consultas de tus clientes, respondidas con su fuente.
Ejemplo · Consultas de clientesLas preguntas de tus clientes, respondidas con lo que ya sabes.
1Conecta · Los mensajes
Lee cada documento, llegue como llegue.
1 de octubre: empieza el cierre del tercer trimestre. Llegan 214 correos y los WhatsApp de 120 clientes, con facturas en PDF, fotos y Excel, y lo que suben a Google Drive o a SharePoint. Todo se lee al llegar y cada dato guarda su documento de origen. Lo duplicado o ilegible se aparta con su motivo.
2Entiende · Los clientes
Une lo que es lo mismo, aunque cada uno lo llame distinto.
Marta escribe desde su móvil, firma como «Taberna Lúa» y la sociedad es Taberna Lúa, S.L.: es el mismo cliente. Cada mensaje, factura y extracto se une a su cliente, a su trimestre y a quien lo lleva en la asesoría, con vuestro vocabulario.
3Cruza · Lo que ya sabe
Lo cruza con lo que ya sabe tu empresa.
Marta pregunta por WhatsApp: «¿Os falta algo para el IVA del trimestre?». La respuesta está en lo que ya sabe de ella: 46 facturas del trimestre, la luz de julio y la de agosto, pero no la de septiembre. Jordi Ferrer pregunta hasta cuándo puede pagar: está en el calendario fiscal.
4Actúa · La respuesta
Prepara el trabajo. Tu equipo decide qué sale solo.
Lo sencillo se responde al momento, con su fuente: «Solo nos falta la factura de la luz de septiembre». Esta mañana se han respondido 87 consultas así, sin que nadie las toque. Qué se responde solo lo decide tu equipo: plazos, documentos que faltan o el estado de un trámite.
4Actúa · La revisión
Lo importante espera a una persona.
Lo que lleva importes o criterio no sale solo. El resumen del IVA de Taberna Lúa, 2.180 € a ingresar, queda listo con sus fuentes, y Elena Ruiz, la socia, lo revisa y lo envía. Otros 81 resúmenes esperan su turno.
Lo que acabas de ver
Esto no era un chatbot.
Para contestar a Marta, yourdatainabox ha tenido que saber quién es, qué ha mandado, qué le falta y qué plazos tiene. Eso es lo que tu asesoría sabe, ordenado y con su fuente. Y sirve para mucho más que contestar mensajes.
Ese conocimiento se reutiliza. La siguiente solución no empieza desde cero.
- Clientes
- Facturas
- Proveedores
- Trimestres
- Modelos
- Plazos
- Lo habitualUna herramienta por problema. Información duplicada y sistemas que apenas se entienden entre sí.
- Con yourdatainaboxUna base de conocimiento compartida. Cada nuevo caso de uso aprovecha lo construido anteriormente.
Sobre la misma base
¿Cuál es el tuyo?
Las consultas son solo un ejemplo. Sobre la misma base se resuelven muchos otros problemas. No es un catálogo de productos terminados: cada caso se construye contigo, empezando por el que más le cuesta a tu equipo.
PropuestasSocios
Prepara propuestas de honorarios con tus tarifas.
Los datos del cliente salen de su correo y el borrador parte de tus tarifas y de propuestas parecidas, listo para que lo revise el socio.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Tarifas
- Clientes
- Propuestas
AltasAdministración
Da de alta a un cliente sin pedirle dos veces lo mismo.
Los datos salen de su correo, se ve qué documentación falta y el contrato de servicios queda preparado.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Clientes
- Servicios
- Plantillas
FacturasFiscal y contable
Ordena las facturas de cada cliente al llegar.
Por correo, Drive o SharePoint: cada factura se lee, se valida y se une a su cliente y su trimestre. Lo duplicado se aparta.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Clientes
- Proveedores
- Trimestres
BancoFiscal y contable
Cuadra el banco con las facturas.
Cada movimiento del extracto, con su factura. Lo que no cuadra queda marcado antes del cierre.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Facturas
- Extractos
- Proveedores
NormativaLaboral
Avisa de lo que cambia para cada cliente.
Un cambio de convenio o de normativa, cruzado con los clientes y los trabajadores a los que afecta.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Convenios
- Clientes
- Trabajadores
CriterioSocios
Pregunta al criterio de tu asesoría.
¿Cómo tratamos las dietas de un autónomo? La respuesta, con los casos anteriores del despacho y su fuente.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Consultas anteriores
- Normativa
- Clientes
CierreAdministración
Sabe qué le falta a cada cliente antes del cierre.
Para cada uno de tus clientes, qué documentos faltan del trimestre, con el correo para pedirlos ya escrito.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Clientes
- Facturas
- Modelos
ResúmenesFiscal y contable
Prepara el resumen del IVA de cada cliente.
Con sus fuentes y listo para revisar: nada con importes sale sin una persona.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Facturas
- Modelos
- Clientes
NóminasLaboral
Revisa las incidencias de nóminas del mes.
Altas, bajas y horas extra que llegan por correo, contrastadas con el convenio de cada cliente.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Trabajadores
- Convenios
- Clientes
PlazosSocios
Reparte el trabajo y vigila los plazos.
Tareas por cliente y por modelo, asignadas a quien lo lleva y ordenadas por fecha.
Aprovecha de la baseExplorar este caso- Modelos
- Plazos
- Clientes
Tecnología que ayuda. Personas que deciden.
- Cada respuesta, con su fuente.Puedes comprobar de dónde viene la información.
- Las dudas se revisan.Lo que lleva importes o criterio espera a que tu equipo lo valide.
- Trabajamos con lo que ya tienes.Aprovechamos tus documentos, sistemas y procesos existentes. Qué se conecta, y cómo, lo acordamos en el piloto.
El mismo motor, en otros sectores.
Cada empresa tiene sus documentos, procesos y problemas. La tecnología que los conecta y convierte en conocimiento útil es la misma.
Constructoras
El control de costes de una obra: albaranes, pedidos y facturas contrastados con su presupuesto.
Ver el ejemploFabricación
Ofertas de equipos configurados con tus costes, tus plazos y tus certificaciones.
Ver la demoTu sector
¿No está aquí? Cuéntanos qué documentos mueve tu empresa y te enseñamos tu caso.
Cuéntanoslo
Empecemos por un problema real de tu asesoría.
Elegimos juntos un proceso, definimos qué queremos mejorar y lo probamos con tus datos. Medimos los resultados y decidimos si tiene sentido continuar.
- Identificamos el problema.Definimos el proceso, los datos disponibles y cómo medir el éxito.
- Construimos y validamos.Probamos la solución con tu equipo y comprobamos la calidad de los resultados.
- Decidimos cómo avanzar.Evaluamos el impacto y qué otros procesos pueden aprovechar lo construido.
Primero hablamos de tu caso. Después acordamos contigo el siguiente paso.
Te contactaremos personalmente para valorar cómo podemos ayudarte.